Factureren met een boekhoudpakket. Het werkt geweldig, gemakkelijk en snel. Je maakt de factuur aan via de computer of via de Exact Onlineapp op je smartphone. De factuur wordt direct per mail aan je klant verzonden. Je gaat ervan uit dat je klant de factuur op dat moment in zijn ‘postvak in’ ontvangt.
Maar het komt wel eens voor dat je factuur bij de ongewenste e-mail van je ontvanger terecht komt. Dat is vervelend. Want een factuur die niet aankomt, kan ook niet betaald worden! Meestal ligt dit niet aan de mail- of spamfilter van je ontvanger, maar aan de instellingen van je eigen mailserver. Gelukkig is dit aan te passen.

Een boekhoudpakket stuurt mails namens jou

Vanuit Exact Online kun je diverse soorten mail versturen: offertes, verkoopfacturen en herinneringen. Deze mail gaat via de mailserver van Exact Online, maar heeft jouw eigen e-mailadres als afzender. Exact stuurt de factuur dus namens jouw e-mailadres. En daar zit ook meteen het probleem. Want je hebt zelf vast wel eens een bericht ontvangen wat zogenaamd gestuurd was namens je bank. Om dat te voorkomen worden spamfilters steeds strenger. Een mail die namens een andere afzender wordt verstuurd wordt daarom niet altijd geaccepteerd. Ook als het altijd goed gaat, kan je factuur ineens niet aankomen. De mailserver bepaalt zelf wanneer er gecontroleerd wordt. Wanneer je 100 facturen verstuurt kan het zijn dat er 90 wel en 10 niet aankomen. Het volgende kan dan gebeuren:

• Er verschijnt een foutmelding bij het versturen van de mail.
• De mail wordt als spam gezien door de server van de ontvanger en komt daardoor niet aan.
• De mail komt in de ongewenste e-mail van de ontvanger omdat de server de mail heeft aangemerkt als spam.

De oplossing: SPF-records

Je kunt dit voor je eigen domeinnaam oplossen door in de host aan te geven welke IP-adressen of programma’s berichten namens je domein mogen sturen. Hiervoor kan je Sender Policy Framework-records (SPF-records) op je domeinnaamserver (DNS) instellen. Klinkt dat ingewikkeld voor je? Diegene die jouw domeinnaam beheert, weet precies waar dit overgaat en kan dit voor je regelen. Meestal is dit je systeembeheerder, hostingpartij of webbouwer.

Hoe werkt dat dan?

Een SPF-record laat mailboxen weten via welke mailservers je e-mails verstuurd worden. Het is een soort aanbeveling naar spamfilters om aan te geven welke e-mails legitiem zijn en welke niet. Een SPF-record is altijd gelinkt aan je domeinnaam.

Werk je met Exact Online?

Wil je zelf de SPF-records aanpassen of dit laten doen? Stuur een mail naar info@meulepas.nl en wij sturen je een handleiding met de gegevens die je nodig hebt.

Meer weten?

Wil je meer weten over het versturen van facturen via Exact Online? Wil je starten met een boekhoudpakket wat je veel werk uit handen neemt? Of heb je andere vragen rondom je administratie? Neem contact met ons op. We helpen je graag.

#hetbestevoorjeonderneming