Voor alle ondernemers in Nederland geldt een bewaarplicht van documenten. Dit is een wettelijk eis van de Belastingdienst, zodat zij tot 7 jaar terug controles kunnen uitvoeren op een administratie.

Om aan de bewaarplicht te voldoen, moet je rekening houden met een aantal zaken. In dit artikel zetten we alles op een rij wat je moet weten over de bewaarplicht.

Hoe lang moet je je boekhouding bewaren?

Iedere ondernemer is verplicht 7 jaar lang zijn boekhouding bewaren. De bewaartermijn gaat pas in na afloop van het boekjaar. Een factuur die je in maart 2022 hebt verstuurd, mag je dus pas in januari 2030 verwijderen of weggooien. De termijn van 7 jaar geldt dus niet tot 7 jaar na versturen of ontvangen, maar tot na afloop van 7 complete boekjaren.

Maar er zijn ook uitzonderingen, waarbij je je administratie juist langer moet bewaren. Zo geldt voor de gegevens van onroerende zaken zelfs een bewaarplicht van 10 jaar. Een andere uitzondering geldt wanneer je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert. In dat geval val je onder de Wet Bewaarplicht Telecommunicatie en dien je je administratie zelfs 10 jaar te bewaren.

Welke gegevens moet je bewaren?

Alle gegevens van je onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij je administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda's en afsprakenboeken
• correspondentie
• software en databestanden
• gegevens over het aantal kilometers dat je hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie
• Onroerende zaken bewaar je zelfs 10 jaar

Kortere bewaartermijn

In sommige gevallen is het mogelijk om afspraken te maken met de Belastingdienst over een kortere bewaartermijn. Zorg altijd dat deze afspraken vastgelegd worden, zodat je hier achteraf geen problemen mee kan krijgen.

Wat gebeurt er als je niet voldoet aan de bewaarplicht?

Voldoe je niet aan de bewaarplicht, bijvoorbeeld omdat je een deel van je administratie niet lang genoeg hebt bewaard, dan riskeer je een fikse boete. In het ergste geval kan je zelfs strafrechtelijk vervolgd worden. Zorg dus dat je je houdt aan de bewaarplicht. 

Zorg ook dat je altijd een back-up of kopie van je administratie hebt. De bewaarplicht wordt namelijk niet kwijtgescholden wanneer je je administratie kwijt bent als gevolg van bijvoorbeeld brand, diefstal of een gecrashte computer; dit is je eigen verantwoordelijkheid.

Hoe kan je aan de bewaarplicht voldoen?

De makkelijkste manier om aan de bewaarplicht te voldoen, is door je administratie bij te houden met behulp van online-boekhoudsoftware. Met een cloudoplossing als Exact Online kun je je facturen, bonnen en urenregistratie eenvoudig bijhouden en opslaan. Zo voldoe je aan de bewaarplicht en worden er automatisch back-ups gemaakt van je complete administratie.

Bronvermelding: Exact Software en Belastingdienst