Iedereen, die gewasbeschermingsmiddelen in voorraad heeft of wil gaan gebruiken, is verplicht een gewasbeschermingsmonitor bij te houden. Hierin moeten de daadwerkelijk getroffen maatregelen gedurende het teeltseizoen worden bijgehouden, zoals teeltfrequentie, voorvrucht, rassenkeuze, mechanische onkruidbestrijding en de toegepaste gewasbeschermingsmiddelen. De gewasbeschermingsmonitor moet binnen twee maanden na de teelt worden afgerond. Het idee hierachter is dat de teler op basis van de monitor zijn beslissingen over te nemen maatregelen in het komende jaar beter kan onderbouwen.

De teler is vrij in de inrichting van de administratie van de maatregelen. Het bewaren van perceelsgegevens, afleveringsbonnen zaad- en pootgoed en facturen van loonwerkzaamheden is al een vorm van administratie. Bij het toepassen van gewasbeschermingsmiddelen zullen in ieder geval de volgende gegevens vastgelegd moeten worden: naam gebruikt middel, tijdstip toepassing, dosis toepassing en het perceel en gewas waarop het middel is toegepast. Een belangrijk onderdeel van de gewasbeschermingsmonitor is de evaluatie: wat ging goed en wat kan of moet anders. Idee hierachter is het terugdringen van het gebruik van gewasbeschermingsmiddelen.