Als ondernemer ben je continu bezig met je bedrijf: klanten helpen, producten maken, diensten leveren en je onderneming laten groeien. Toch hoort er ook een minder leuke, maar belangrijke taak bij: de administratie en belastingaangifte. Vooral de btw-aangifte komt elk kwartaal terug en kan soms als een last voelen naast al het werk dat je al doet. Maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn, zeker niet als je weet waar je op moet letten en hoe je het slim aanpakt.
John Heijsterman deelt graag zijn praktische tips met je, zodat jij je btw-aangifte eenvoudig en foutloos regelt.

Wanneer doe je btw-aangifte?

Als ondernemer ontvang je elk jaar automatisch een brief van de Belastingdienst. Hierin lees je hoe je kunt inloggen en digitaal je btw-aangifte doet. De meeste ondernemers doen dit ieder kwartaal. Soms mag je ook maandelijks of jaarlijks aangifte doen, maar daarvoor gelden speciale voorwaarden. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling. Dan hoef je meestal helemaal geen btw-aangifte te doen.

Wat als je te laat bent?

Je bent zelf verantwoordelijk voor het op tijd indienen van je btw-aangifte. Ben je te laat, dan volgt er een naheffingsaanslag én een boete. De hoogte van de naheffing verschilt per situatie. De boete lijkt misschien mee te vallen, maar het blijft zonde van je geld. Voorkom dit door zelf de deadlines goed in de gaten te houden. Tip: gebruik de app Btw-Alert, die geeft je een seintje als je aangifte mag doen.

Uitstel aanvragen

Soms kun je uitstel aanvragen bij de Belastingdienst, maar dat gebeurt alleen bij hoge uitzondering. Neem altijd contact op met de Belastingdienst als je meer wilt weten over uitstel.

Foutje gemaakt?

Heb je een fout gemaakt in je aangifte? Dan ben je verplicht dit te corrigeren. Je kunt een ingediende aangifte niet aanpassen, maar wel digitaal een wijziging doorgeven via het formulier ‘Suppletie omzetbelasting’. Dit doe je als je te veel of te weinig btw hebt betaald. Is het verschil minder dan €1.000? Dan mag je het bedrag verwerken in je volgende aangifte.

Tips om je btw-aangifte makkelijker te maken

Je kunt je administratie uitbesteden aan een administratiekantoor of accountant, maar zelf doen kan natuurlijk ook. John: “Veel ondernemers zonder administratief medewerker schuiven hun belastingaangifte voor zich uit. Ze sparen bonnetjes op en gaan op het laatste moment aan de slag. Zo loop je snel het risico te laat te zijn.”

Wil je dit voorkomen? Pak het dan zo aan:

• Zorg dat je administratie altijd op orde is. Spaar je inkoop- en verkoopfacturen niet op, maar werk je administratie regelmatig bij. Kies een vast moment in de week (of per dag als je veel facturen hebt). Zo maak je de aangifte makkelijker én krijg je beter inzicht in je omzet en winst.

• Let op de factuurvereisten. Je mag alleen btw verrekenen als de factuur op jouw naam staat. Er zijn uitzonderingen, zoals pinbonnen bij de benzinepomp of zakelijke pinbonnen.

• Doe je veel zaken met dezelfde leverancier? Vraag om een verzamelfactuur. Zo krijg je één factuur per maand in plaats van losse bonnetjes. Dat scheelt invoerwerk en dus tijd (of geld als je het uitbesteedt).

• Bonnetjes vervagen snel. Maak daarom altijd een kopie of foto, of scan ze direct in. Zo raak je nooit meer belangrijke bonnen kwijt.

Nog gemakkelijker?

Met deze tips bespaar je al veel tijd. Maar het kan nóg eenvoudiger: gebruik een boekhoudprogramma. Daarmee houd je je administratie makkelijk bij en deel je deze snel met je boekhouder of accountant. Doe je alles zelf? Dan maak je in een paar klikken een overzicht voor je btw-aangifte.

Wil je starten met een boekhoudprogramma? Meulepas & Partners is gespecialiseerd in Exact Online. Zoek je een betrouwbare partner voor financieel en fiscaal advies, iemand die met je meedenkt en je cijfers helder uitlegt? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag verder!

Bronvermelding: Exact Online en Belastingdienst