De btw-aangifte. Voor de meeste ondernemers komt dit elke kwartaal terug. Btw-aangifte doen is in principe niet heel lastig. Zeker wanneer je met een boekhoudtool als Exact Online werkt, kun je dit ook heel gemakkelijk zelf indienen. Doe je dit zelf? Of ben je van plan om dit zelf te gaan doen? John Heijsterman heeft een aantal handige tips voor je op een rijtje gezet.

Wanneer doe je btw-aangifte?

Nadat je je onderneming inschrijft bij de Kamer van Koophandel, ontvang je van de Belastingdienst een brief. Dit gebeurt automatisch. Hierin staat hoe je kunt inloggen en digitaal btw-aangifte doet. De meeste ondernemers doen ieder kwartaal btw-aangifte. In sommige gevallen is het ook mogelijk om maandelijks of jaarlijks je btw-aangifte te doen. Hiervoor gelden bepaalde voorwaarden. Daarnaast hoef je in de meeste gevallen helemaal geen btw-aangifte te doen wanneer je meedoet aan de kleineondernemersregeling.

Wat als je te laat bent met de aangifte?

De Belastingdienst vindt het je eigen verantwoordelijkheid om op tijd de btw-aangifte te doen. Als je te laat bent met het indienen van de btw-aangifte, dan krijg je een naheffingsaanslag en een boete. De hoogte van de naheffingsaanslag verschilt per situatie. De hoogte van de boete is misschien wel te overzien, maar het is toch zonde van je geld. Om boetes en naheffingsaanslagen te voorkomen, is het daarom belangrijk dat je zelf de uiterste aangifte- en betaaldatums in de gaten houdt. Tip: de app Btw-Alert geeft je een seintje op het moment dat je aangifte kan doen.

Uitstel aanvragen

Soms is het mogelijk om uitstel voor de btw-aangifte aan te vragen bij de Belastingdienst. In de praktijk wordt dit alleen bij hoge uitzondering goedgekeurd. Neem daarom contact op met de Belastingdienst voor meer informatie over uitstel van de btw-aangifte. 

Foutje gemaakt?

Heb je een foutje gemaakt in de aangifte? Dan ben je verplicht om deze te corrigeren. Een ingediende aangifte kan je niet aanpassen. Wel kun je digitaal een wijziging doorgeven via het formulier ‘Suppletie omzetbelasting’. Dit doe je als je te veel of te weinig btw hebt betaald. Is het btw-bedrag minder dan € 1000? Dan mag je de correctie doorvoeren in de volgende belastingaangifte.

Tips om je btw-aangifte zo makkelijk mogelijk te maken

Je kunt je administratie uitbesteden aan een administratiekantoor of accountant, of je kan dit zelf doen. Veel ondernemers zonder administratief medewerker(s) zien hun belastingaangifte als een bijzaak en zijn druk met hun werk bezig. Ze sparen hun bonnen op en gaan dan op het laatste moment aan de slag. Herken je dit? Dan is het te laat indienen van je aangifte snel gebeurd. Wil je dit voorkomen? Ga dan aan de slag met de volgende tips.

• Zorg dat je administratie goed op orde is. Spaar je inkoop- en verkoopfacturen niet het hele kwartaal op, maar werk regelmatig je administratie bij. Kies bij voorkeur een vast tijdstip in de week - of als je veel facturen hebt - per dag om dit te doen. Dit maakt de aangifte gemakkelijker en je krijgt een beter beeld van je omzet en winst. Je administratie geeft je inzicht in je onderneming.
• Let op de factuurvereisten. Je mag alleen de btw verrekenen als een factuur aan jou geadresseerd is. Er zijn enkele uitzonderingen: de pinbonnen bij de benzinepomp of pinbonnen bij winkels die gerelateerd zijn aan je zakelijke rekening.
• Doe je veel zaken met dezelfde leveranciers, vraag dan om een verzamelfactuur. Je krijgt dan 1 factuur per maand in plaats van al die losse bonnetjes met kleine bedragen. Leveranciers zijn overigens niet verplicht om een verzamelfactuur te verstrekken, maar als jullie een goede verstandhouding hebben, dan is de kans groot dat je er een krijgt. Dat scheelt je een hoop invoerwerk (of geld als je het invoeren overlaat aan je boekhouder of accountant).
• De leesbaarheid van bonnetjes is beperkt omdat de inkt na verloop van tijd verbleekt. Maak daarom kopieën of foto's. Beter nog: scan ze in. Dat maakt het bewaren van je bonnetjes een gemakkelijker.

Nog gemakkelijker?

Met deze tips bespaar je al een veel tijd op je btw-aangifte. Maar het kan nog makkelijker, namelijk door gebruik te maken van een boekhoudprogramma. Hierin houd je heel eenvoudig je administratie bij. Die kan je vervolgens delen met je boekhouder of accountant, zodat hij minder tijd kwijt is aan jouw boekhouding. Doe je je administratie zelf? Dan draai je in een handomdraai een overzicht uit wat je kan gebruiken om zelf je btw-aangifte te doen.

Wil jij gaan werken met een boekhoudprogramma? Bij Meulepas & Partners zijn we gespecialiseerd in Exact Online. Zoek je een betrouwbare partner voor financieel en fiscaal advies, iemand die jouw onderneming begrijpt, financiële cijfers inkleurt en over je schouder meekijkt bij belangrijke beslissingen voor jouw onderneming? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag met het beantwoorden van al je vragen.

Bronvermelding: Exact Online