Of je nu een eenmanszaak, VOF of BV runt: deze administratiefouten raken iedereen. Als ondernemer wil je vooral omzet maken en klanten helpen. Toch kosten fouten in administratie en aangiftes geld en stress. Wij zetten de 10 grootste op een rij met concrete oplossingen.

Fout 1: Geen overzicht in je zakelijke administratie

Als je bonnen, facturen en bankmutaties niet goed bijhoudt, raak je snel het overzicht kwijt. Je ziet niet hoe je bedrijf ervoor staat en mist info voor btw-, VPB- of inkomstenbelastingaangifte. Dat zorgt voor tijdsdruk en fouten.

Oplossing

• Werk met één vaste boekhoudoplossing zoals Exact Online, waarin bank, facturen en bonnetjes samenkomen.
• Leg direct vast wat binnenkomt en uitgaat voor een actueel beeld van je cijfers.
• Plan vaste administratie-uren in je agenda.

Fout 2: Aangifte te laat indienen

Veel ondernemers schuiven btw-, VPB- of inkomstenbelastingaangifte voor zich uit. Gevolg: te late indiening met boetes en belastingrente. Zonde van je winst.

Oplossing

• Noteer direct na de aangiftebrief de deadline in je agenda.
• Richt je administratie in, zodat je gegevens in een paar klikken klaarstaan.
• Lever cijfers ruim op tijd aan bij je boekhouder.

Fout 3: Aftrekposten laten liggen

Je kent aftrekposten niet, of past ze verkeerd toe, zoals ondernemersaftrek, startersaftrek, KIA of investeringsaftrek. Of je haalt privé- en zakelijke kosten door elkaar, wat leidt tot een te hoge aanslag bij controle.

Oplossing

• Bouw kennis op van aftrekposten voor jouw rechtsvorm.
• Houd uren bij als IB-ondernemer (voor startersaftrek).
• Laat specialisten jouw aangifte controleren.

Fout 4: Btw verkeerd berekenen

Verschillende btw-tarieven, privégebruik of buitenlandzaken gaan vaak mis. Denk aan verkeerde verleggingsregeling, vergeten ICP-opgaaf of dubbele btw-aangifte. Dit levert naheffingen en boetes op.

Oplossing

• Check welke btw-regels bij jouw producten/diensten horen.
• Gebruik software die btw en ICP automatisch verwerkt.
• Vraag bij internationale zaken vooraf advies.

Fout 5: Geen scheiding zakelijk en privé

Je betaalt privé vanaf zakelijk of andersom. Cijfers kloppen niet, winstbepaling wordt lastig en aftrek van de btw gaat mis.

Oplossing

• Gebruik alleen een aparte zakelijke rekening voor zakelijke kosten.
• Boek privé-opnames en -stortingen duidelijk als privé.
• Spreek een vaste ondernemersbeloning (IB-ondernemer) of loon (BV-DGA) af.

Fout 6: Geen reserves voor belastingen

Je winst staat op de rekening, maar een deel daarvan is van de fiscus. Als je daar geen rekening mee houdt, kom je in de knel zodra de aanslag binnenkomt. Dan voelt belasting als een tegenvaller in plaats van een voorspelbare uitgave.

Oplossing

• Reserveer maandelijks een vast percentage winst op een spaarrekening voor btw, IB of VPB.
• Vraag als IB-ondernemer een voorlopige aanslag aan om belastingen te spreiden. Lees ons artikel over voorlopige aanslag.
• Laat ons jouw verwachte aanslagen exact berekenen.

Fout 7: Administratie niet goed bewaren

De Belastingdienst eist 7 jaar complete administratie. Documenten raken kwijt of staan verspreid, waardoor je bij een controle niks vindt.

Oplossing

• Bewaar alles digitaal op één veilige plek met back-ups.
• Scan bonnetjes direct in.

• Houd bewaartermijnen aan. Lees ons artikel over bewaarplicht.

Fout 8: Kleineondernemersregeling (KOR) verkeerd toepassen

Kleine ondernemers passen KOR niet toe terwijl ze eraan voldoen, of blijven vasthouden terwijl uitschakelen voordeliger is. Je betaalt onnodig btw of laat voorbelasting liggen.

Oplossing

• Check jaarlijks of KOR voor jou loont (omzet < €20.000).
• Meld je aan/uit bij de Belastingdienst als je situatie verandert.
• Laat ons dit voor je beoordelen.

Fout 9: Gebruikelijk loon in BV verkeerd

BV-DGA's stellen vaak te laag loon in of vergeten loonheffingen. De fiscus corrigeert dit met navordering en boete.

Oplossing

• Bereken jaarlijks het juiste minimumloon (gebruikelijk loon).
• Zorg voor correcte loonadministratie en aangiftes.
• Laat ons dit voor je BV perfect regelen.

Fout 10: Personeel en samenwerking niet goed regelen

Werknemers, meewerkend partner of zzp'ers zonder goede loonheffingen. Geen loonadministratie bij eerste werknemer.

Oplossing

• Zet bij eerste werknemer direct loonadministratie op
• Maak opdrachtovereenkomsten voor zzp'ers/partners
• Laat onze HR-afdeling loonheffingen en contracten perfect regelen

Voorkom deze fouten met onze hulp

Met een overzichtelijke administratie, duidelijke scheiding tussen zakelijk en privé en tijdige aangiftes voorkom je boetes en stress en houd je meer over van je winst. Wil je dat wij met je meekijken én je helpen om deze fouten te voorkomen? Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking. Samen halen we het beste uit je onderneming!

CONTACT Samen halen we het beste uit je onderneming #hetbestevoorjeonderneming