Vanaf januari dit jaar mag je je werknemers een thuiswerkvergoeding van 2 euro per dag geven zonder dat ze daar belasting over betalen. De 2 euro is bedoeld om extra kosten door het thuiswerken voor water, elektriciteit, verwarming, koffie, thee en toiletpapier te compenseren. Werk je fulltime thuis? Dan komt dat neer op bijna 500 euro per jaar. Volgens Vakbond FNV is 2 euro voldoende: "Er zijn al cao's afgesloten met een hogere thuiswerkvergoeding. Maar er zijn ook werkgevers die er laat mee zijn.". 

Reisgedrag opnieuw in kaart brengen 

We schreven al eerder over de toekomst van thuiswerken. De pandemie heeft ons reisgedrag blijvend veranderd. Voor veel mensen geldt dat ze niet meer elke dag in de auto, trein of fiets naar het werk gaan, maar een afwisseling met achter je bureau thuis. We gaan vaker hybride werken. In 2020 werd besloten dat de vaste reiskostenvergoeding mocht doorlopen zoals die vóór de eerste lockdown in maart 2020 vastgesteld was. Vanaf 1 januari 2022 is deze regeling vervallen. Maar hoe ga je daarmee om als werkgever? 

Wanneer reiskosten declareren? 

Sinds 1 januari 2022 mag een thuiswerkdag niet meer dan een reisdag gezien worden. De reiskostenvergoeding moet op het nieuwe patroon worden aangepast en mag niet meer gebaseerd zijn op het reisgedrag van vóór de eerste lockdown in maart 2020. 

De vaste reiskostenvergoeding mag vanaf 1 januari nog steeds onbelast uitbetaald worden wanneer een medewerker minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Is dat niet het geval? Dan kan het uitbetalen van reiskosten op basis van nacalculatie of declaratie. Je betaalt dan alleen de dagen dat er echt gereisd is tot een maximaal bedrag van € 0,19 per kilometer onbelast. In praktijk zal dit ervoor zorgen dat een vaste reiskostenvergoeding voor heel veel medewerkers zal vervallen, gezien de huidige omstandigheden en de onduidelijkheid daaromheen. 

Reiskosten op nacalculatie of declareren 

Bij reiskosten op nacalculatie geef je de medewerker iedere maand een vaste reiskostenvergoeding en reken je aan het einde van het jaar op basis van een nacalculatie af op basis van de daadwerkelijk gereden kilometers.  
Bij reiskosten op basis van declaratie geeft de medewerker per maand het aantal reisdagen door aan de werkgever. Zo ontvangt de medewerker gewoon een vaste reiskostenvergoeding per gedeclareerde reisdag. 

Gemakkelijk berekening maken met onze salarissoftware 

Het is natuurlijk het gemakkelijkst als jouw medewerkers zelf digitaal hun reiskosten kunnen declareren. Dit scheelt je heel veel administratie. Met onze salarissoftware kunnen werknemers zelf de reisdag declareren. Je hoeft alleen de declaratie goed te keuren en de vergoeding wordt meegenomen in de eerstvolgende salarisuitbetaling.  

Hulp nodig of benieuwd naar onze salarissoftware? 

Heb je hulp nodig bij deze verandering van de reiskostenvergoeding? Ben je benieuwd naar de uitgebreide mogelijkheden van onze salarissoftware? Neem contact op met onze Hr-adviseur Wilke van Nuland of salarisadministrateur Jos Bussemaker (Rsa)  

#hetbestevoorjeonderneming